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Boas práticas de e-mail: inevitavelmente, preencha o campo assunto

E-mail é uma das melhores ferramentas para ser utilizada, já que permite organização, formalização de assuntos e arquivamento de mensagens antigas.

Quem é do início da internet tem familiaridade e até apego ao email, já que o utiliza desde o seu surgimento.

Além disso, aqueles que lembram como é trabalhar sem internet e sem mensageiros online, também valorizam o recurso de ter o e-mail sempre à disposição.

No entanto, as novas gerações, que quando começaram a usar a internet já podiam contar com as redes sociais e mensageiros como Whatsapp, não vêm o e-mail como algo útil e, em muitos casos, não fazem uso constante dele.

Mas nem sempre temos a opção de abrir mão 100% dessa ferramenta online, principalmente quando o assunto é trabalho, já que, para fins profissionais, quanto mais registro e formalização houver, menos dor de cabeça poderá existir. Também, em alguns casos, o e-mail se faz necessário24 por não ser possível substitui-lo por outros meios – é o que acontece quando há a necessidade de enviar anexos maiores e mais pesados, não suportados por Messenger e Whatsapp.

Por isso, esse e os próximos textos têm como objetivo dar algumas dicas indispensáveis para que seja feito o bom uso do e-mail, evitando confusões e mal-entendidos.

O primeiro conselho diz respeito à primeira impressão que se tem do e-mail: o assunto!

É o assunto que fará com que o destinatário receba o e-mail e sinta-se atraído a abri-lo: ou por ser algo de seu interesse ou por perceber que é algo importante, seja um problema a ser resolvido, seja a solução de um problema já existente ou alguma informação que ele precisará ficar ciente.

Mas há alguns conselhos que ajudarão a deixar o assunto atrativo. Veja abaixo:

– Evite títulos muitos extensos – a maior parte dos servidores de e-mail possuem um limite de caracteres para mostrar o título, por isso, se o assunto for longo, é muito provável que seja cortado, fazendo com que o receptor só consiga ler o assunto completo ao abrir a mensagem (e fazendo com que, talvez, ele não abra justamente por não ter conseguido ler o assunto completo!);

– Ao mesmo tempo, frases muito curtas ou palavras soltas podem ser muito vagas, não passando a real importância do assunto tratado na mensagem;

– RE: e FWD: são duas siglas que antecedem o assunto de um e-mail quando ele é respondido e encaminhado, respectivamente. A dica é não apagar essas siglas, pois elas fazem com que o receptor sempre entenda que as mensagens recebidas são a continuidade de um assunto;

– Por fim, evite ao máximo enviar um e-mail com esse campo vazio e faça sempre com que o assunto retrate, de maneira clara e objetiva, o tema a ser tratado na mensagem.

Seguindo essas dicas do Etiqueta Virtual, dificilmente algum receptor rejeitará um importante e-mail enviado por você! 😉

 

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Written by Tânia d'Ávila

Tânia d’Ávila é paulistana, graduada em relações públicas pela FAAP e pós-graduada em marketing e comunicação integrada pelo Mackenzie. Em sua formação, destacam-se cursos voltados para a área de marketing digital (ESPM), branding (Trespontos e FGV) e planejamento estratégico de comunicação (Trespontos e ESPM), além de ter cursado Docência e Metodologia de Ensino Superior pela FGV. Possui mais de 7 anos de experiência, tendo trabalhado em agências e consultoria de branding e marketing digital, nas áreas de conteúdo e planejamento estratégico. Desde 2014, atua como consultora de branding, relações públicas e marketing digital, apoiando empresas de pequeno e médio porte em ações de comunicação aliadas à gestão de marca. Escreve artigos sobre os segmentos e ministra palestras sobre a área.

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